Vakuutuskassan tietosuoja- ja rekisteriseloste

TIETOSUOJA- JA REKISTERISELOSTE, JÄSENREKISTERI

 

Tietosuojalain (1050/2018) ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja.

Tällä tietosuoja- ja rekisteriselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen sekä kansallisen lainsäädännön edellyttämiä tietoja rekisteröidylle ja valvovalle viranomaiselle.

Rekisterin nimi     
Rakennusliiton Vakuutuskassan jäsenrekisteri

Rekisterinpitäjä    
Rakennusliiton Vakuutuskassa
Siltasaarenkatu 4 / PL 124, 00531 HELSINKI
Y-tunnus: 3102174-4
www.vakuutuskassa.rakennusliitto.fi

 

Rekisterin ylläpitäjä vakuutuspalvelusopimuksella                                                 

Sairauskassa Rollikka
Lapintie 3, 33100 TAMPERE
Y-tunnus: 0432640-3
www.sairauskassarollikka.fi

Henkilötietojen käsittelijä – jäsenhakemuksen vastaanotto ja jäsenyysehtojen tarkistus

Rakennusliitto ry
Siltasaarenkatu 4 / PL 307, 00531 Helsinki
Y-tunnus: 0213629-4
www.rakennusliitto.fi

Henkilötietojen käsittelijä – jäsenyyden perustaminen ja jäsentietojen ylläpito      

Sairauskassa Rollikka
Lapintie 3, 33100 TAMPERE
Y-tunnus: 0432640-3
www.sairauskassarollikka.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä ja tietosuoja-asioita koskevissa asioissa   
Kassanjohtaja Sanna Hyry, puhelin: 0503257362

 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja käsittelyn tarkoitus

Yleistä henkilötietojen käsittelystä:

Siltä osin kuin henkilörekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassaolevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä asiakkaan eli rekisteröidyn oikeudet.

Rakennusliiton Vakuutuskassan jäsenrekisterin henkilötietojen käsittely perustuu jäsenyyssuhteen hoitoon, asiakaspalveluun, jäsenyyteen liittyvään tilastointiin ja raportointiin sekä kassan sääntöjen mukaisten etuuksien käsittelyyn.

Perusteena käsittelylle on jäsenen antama nimenomainen suostumus (jäsenhakemus) ja vakuutuskassalain mukainen toiminta (Tietosuoja-asetus artikla 9.2.)

Rekisterin tietosisältö

Rakennusliiton Vakuutuskassan jäsenrekisteriin tallennetaan jäsenistä seuraavia tietoja

  • henkilötunnus ja nimi
  • yhteystiedot: osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite
  • Rakennusliiton jäsenyystieto

 

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään liiton jäseniltä itseltään ja Rakennusliitolta.                 Henkilötietoja kerätään jäsenyysasioiden hoitamiseen ja ainoastaan siinä laajuudessa, kuin on tarpeen.

Säännönmukaiset tietolähteet

  • henkilö- ja yhteystiedot, jäsenyyteen liittyvät perustiedot ja jäsenhakemuksessa annetuista tiedoista
  • jäsenyystiedot Rakennusliitosta

 

 Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset / mihin tietoja voidaan antaa?

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa sekä asiallisen ja lainmukaisen yhteyden täyttyessä.

Jäsenrekisterin tietoja luovutetaan vain jäsenelle itselleen sekä asianosaisen tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisen suostumuksen perusteella.

Säännönmukaisia henkilötietojen siirtoja

  • jäsenyystiedot Rakennusliitolle
  • jäsenkortin painamisesta ja postituksesta vastaavalle yritykselle

Tietoja voidaan luovuttaa myös Vakuutuskassalain 165c§:n mukaisesti lautakunnille sekä tieteelliseen tai historialliseen tutkimukseen.

Tietoja ei luovuteta muille organisaation ulkopuolisille tahoille, eikä käytetä suoramarkkinointiin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

Henkilötietojen säilytysajat

Jäsenyyteen liittyviä asiakirjoja säilytetään toistaiseksi. Etuusasioihin liittyviä asiakirjoja säilytetään kirjapitolain mukaisesti kuluva+6 vuotta tai käyttötarkoituksen mukaisesti. Asiakirjat hävitetään tietosuoja huomioiden.

 

Rekisterin suojauksen periaatteet           

Henkilötietoja käsittelevät kassan toimihenkilöt ja hallituksen jäsenet ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia vakuutuskassalain 165 §:n nojalla. Henkilöt ovat allekirjoittaneet vaitiolositoumuksen.

Nimetyt käyttövaltuudet ja tehtävät rajaavat oikeutta käsitellä henkilötietoja.

Kaikki henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukitussa arkistossa tai lukituissa kaapeissa. Tiloihin on pääsy vain toimihenkilöiden läsnä ollessa.

Tietojärjestelmiin on pääsy vain käyttöoikeudet omaavilla henkilöillä, omilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

Asiakaspalvelutilanteessa jäsen tunnistetaan henkilötunnuksen perusteella, ellei ole entuudestaan tunnistettavissa. Asiakaspalvelutilanteessa huolehditaan siitä, että jäsenellä on rauha asioida, eikä hänen tietojaan pääse ulkopuoliset näkemään tai kuulemaan.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa:

Oikeus saada tieto henkilötietojen käsittelystä

Rekisterinpitäjällä on velvollisuus toimittaa tietoja henkilötietojen käsittelystä, kun henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään tai jostain muualta

Oikeus tietojen tarkastamiseen, saamiseen ja siirtämiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu henkilörekisteriin. Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot jäsenelle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

Oikeus virheellisen tiedon oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus oikaista itseään koskevia henkilörekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat itse toimittamansa asiakastiedot siirretyksi kolmannelle osapuolelle jäsennellysti ja yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa muodossa. Rekisterinpitäjä säilyttää kuitenkin siirretyt tiedot tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, ja rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että jokin artiklassa 17 luetelluista kuudesta perusteesta täyttyy. Poistamisoikeutta ei kuitenkaan sovelleta, jos käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista varten.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella, milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on oikeutettu etu. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetun toimistolle, taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Menettely oikeuksien käyttämisessä

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan Rakennusliiton Vakuutuskassalle kirjallisesti osoitteeseen: Rakennusliiton Vakuutuskassa, PL 124, 00531 Helsinki tai sähköpostilla: vakuutuskassa@rakennusliitto.fi. Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot jäsenelle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

Vakuutuskassa voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään ja varmentamaan henkilöllisyytensä ennen pyynnön käsittelemistä. Vakuutuskassa voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

 

Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Rekisterinpitäjä ei tee henkilötietojen pohjalta rekisteröityyn kohdistuvaa profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa.

 

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 13.12.2019.